5 herramientas de software esenciales para que las empresas se adapten a la factura electrónica obligatoria
La digitalización de la facturación ha dejado de ser una decisión opcional. La aplicación de la Ley Crea y Crece y de la Ley Antifraude implica para empresas y autónomos españoles una modificación relevante en la manera de emitir, recibir y administrar sus facturas. Desde 2026, las compañías con mayor volumen de facturación tendrán que emitir y recibir facturas electrónicas estructuradas; el resto deberá hacerlo poco después.
Este cambio puede provocar dudas en muchas organizaciones. No obstante, quienes se anticipan comprueban que la factura electrónica no se limita a satisfacer una exigencia normativa: también mejora la gestión empresarial, reduce errores, agiliza los cobros y ofrece una visión más precisa de la tesorería en tiempo real. Estas cinco soluciones constituyen una base para empezar.
1. Sage: Programa de contabilidad y facturación electrónica
Sage proporciona un punto de partida para que las empresas gestionen la factura electrónica. Sus soluciones se ajustan a la normativa española actual, incluidos los requerimientos de Verifactu, la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece. Permiten emitir facturas en los formatos estructurados aceptados por la Agencia Tributaria, recibir facturas electrónicas de proveedores y automatizar la gestión integral del proceso de facturación.
Con Sage, la facturación deja de depender de tareas manuales y procesos desconectados. La creación, el envío, el registro y la contabilización de las facturas se integran en un único flujo, sin duplicar la introducción de información. Sage dispone de alternativas adaptadas a autónomos, pymes y empresas medianas.
Por qué es relevante: Sage permite cumplir con la normativa desde el inicio y convierte una obligación legal en una mejora práctica de los procedimientos de facturación.
2. Pipedrive o Salesforce: Solución CRM
La factura electrónica funciona con mayor eficiencia cuando se vincula al proceso comercial que la origina. Si el CRM y el software de facturación operan por separado, los datos de clientes y pedidos se deben registrar dos veces, lo que puede causar demoras y errores. Al conectar plataformas CRM como Pipedrive o Salesforce con el software de facturación, los presupuestos y los pedidos pueden transformarse automáticamente en facturas.
Asimismo, disponer de información sobre el pipeline comercial permite al equipo financiero prever los ingresos esperados y organizar la tesorería con más exactitud.
Por qué es relevante: Integrar el CRM con la facturación evita la duplicación de datos, minimiza errores y refuerza la planificación de tesorería al relacionar las oportunidades comerciales con los ingresos reales.
3. Stripe o GoCardless: Plataforma para automatizar cobros
La posibilidad de reducir el plazo de cobro es una de las ventajas más concretas de la factura electrónica. Cuando el cliente recibe la factura en un formato estructurado que puede procesarse automáticamente, los plazos de pago disminuyen. La conexión entre la facturación y una plataforma de cobros automatizados, como Stripe o GoCardless, amplía ese beneficio.
Mediante una plataforma de cobro integrada, los clientes reciben un enlace de pago junto con la factura y tienen la posibilidad de abonarla de forma inmediata. Las conciliaciones se realizan automáticamente, mientras que el sistema de facturación muestra en tiempo real si cada factura está pagada, pendiente o vencida.
Por qué es relevante: Reducir el tiempo de cobro tiene un efecto directo sobre la tesorería de la empresa y disminuye el esfuerzo destinado a reclamar pagos impagados.
4. Holded o Billin: Plataforma de archivo y gestión documental
La legislación establece que las facturas electrónicas deben conservarse durante los periodos legales correspondientes, en formato digital y de forma accesible y verificable en todo momento. Un sistema apropiado de gestión documental asegura que los documentos estén organizados, puedan recuperarse y respondan a las exigencias de trazabilidad.
Para autónomos y pymes que no disponen de recursos destinados a soluciones empresariales complejas, herramientas como Holded o Billin incluyen gestión documental vinculada a la facturación. Esto facilita el archivo ordenado de las facturas emitidas y recibidas.
Por qué es relevante: Contar con un archivo digital accesible y organizado resulta indispensable para atender requerimientos de la Agencia Tributaria y conservar el control del historial de facturación de la empresa.
5. DocuSign o Validated ID: Plataforma de firma digital
La validez de una factura electrónica exige acreditar tanto la autenticidad de su origen como la integridad de su contenido. Una vía reconocida para ello consiste en utilizar una firma electrónica reconocida sustentada en un certificado reconocido. Plataformas como DocuSign o Validated ID permiten firmar documentos de forma segura, legal y desde cualquier dispositivo.
Dentro de la factura electrónica, la firma digital adquiere especial importancia para las empresas que deben demostrar la autenticidad de sus facturas más allá de los formatos estructurados. También puede emplearse en contratos, propuestas y otros documentos que necesiten validez jurídica.
Por qué es relevante: La firma electrónica reconocida aporta validez jurídica a los documentos digitales y constituye un componente fundamental de un proceso de facturación completamente desmaterializado.
Preguntas habituales
¿En qué momento será obligatoria la factura electrónica para mi empresa?
La implantación de esta obligación será gradual. Se prevé que las primeras empresas obligadas sean aquellas con una facturación anual superior a 8 millones de euros, previsiblemente en 2026. Dos años más tarde, el requisito alcanzará al resto de empresas y autónomos. Aun así, desde la primera etapa todas las empresas deberán poder recibir facturas electrónicas, sin importar su tamaño.
¿Cuál es la diferencia entre Verifactu y la factura electrónica?
Se trata de dos requisitos distintos, aunque relacionados. Verifactu alude al sistema de emisión de facturas verificables que entró en vigor en julio de 2025 mediante la Ley Antifraude y que afecta al software de facturación empleado. Por otra parte, la factura electrónica implica emitir y recibir facturas en formatos estructurados interoperables, como consecuencia de la Ley Crea y Crece. Es necesario cumplir ambas obligaciones, y la mayoría de los programas de facturación actualizados ya incluyen los dos requisitos.
¿Basta con enviar una factura en PDF por correo electrónico?
No. La normativa española de factura electrónica no considera válida como factura electrónica una factura en PDF remitida por email. Para cumplir, la factura debe utilizar un formato estructurado, como Facturae, UBL o XML, que permita a los sistemas de las dos partes procesarla automáticamente. El software de facturación homologado genera estos formatos de manera automática.
¿Qué sucede si mi empresa no se adapta dentro del plazo?
Las empresas que no estén en condiciones de emitir o recibir facturas electrónicas cuando la obligación entre en vigor pueden encontrarse con dificultades en sus relaciones comerciales, eventuales sanciones de la Agencia Tributaria y obstáculos para operar con empresas que ya utilicen factura electrónica. Iniciar la adaptación con la debida anticipación es la opción más segura para prevenir estos riesgos.
¿Debo modificar toda mi gestión contable para cumplir con la factura electrónica?
No siempre. Cuando el software de facturación y contabilidad ya está actualizado y homologado para la factura electrónica, puede ser suficiente activar las funciones necesarias y actualizar las bases de datos de clientes. Si el programa actual no está adaptado, este puede ser un momento adecuado para valorar una solución que cubra las necesidades de facturación electrónica, contabilidad y gestión empresarial.